Ver la ficha completa de un contacto y gestionar su consentimiento y bajas

Qué vas a lograr

Consultar en un solo lugar los datos comerciales de un contacto (oportunidades y actividades) y registrar si autorizó o pidió dejar de recibir comunicaciones por correo, SMS o WhatsApp, como apoyo para atender el tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581.

Antes de empezar

Solo los administradores pueden registrar cambios de consentimiento o generar enlaces de baja. El resto del equipo ve la información en modo lectura.
El registro es manual y no activa envíos. Una conversación no equivale a consentimiento: para registrar una autorización necesitas la referencia de una autorización real (dónde, cuándo y cómo la dio).
El consentimiento se guarda por canal y por destino (correo o teléfono) y se comparte entre contactos que tengan el mismo correo o teléfono.
Esta guía es operativa; no reemplaza la asesoría legal de tu empresa.

Pasos

Abre el contacto desde la sección de contactos de Archie Talk.
En la ficha (Ficha del cliente) usa las pestañas Resumen, Conversaciones, Notas y Datos del contacto.
En Resumen revisa el nombre, la empresa, el correo y el teléfono, y los contadores Oportunidades, Actividades pendientes y Actividades completadas, con el detalle de cada una. Se muestran hasta 20 registros; el resto está en el CRM.
Ubica la sección Consentimiento y bajas. Verás una tarjeta por canal (Correo electrónico, SMS, WhatsApp) con su estado: Sin autorización registrada, Autorización registrada o Baja registrada. Si falta el correo o el teléfono, dirá Sin correo o teléfono.
Para registrar un cambio (administradores): en Canal elige el canal, en Nuevo estado elige el estado y en Evidencia o motivo (referencia, origen y fecha) escribe la evidencia. Por ejemplo: “Solicitó la baja por WhatsApp el 24/10/2026”.
Pulsa Registrar cambio.
Para dar de baja, elige Baja registrada como Nuevo estado. Para reautorizar, elige Autorización registrada y deja la referencia de la autorización real.
Si necesitas que la persona confirme su baja, pulsa Generar enlace de baja (para el canal seleccionado). Es válido por 30 días, no se envía solo y abrirlo no registra la baja: la persona debe confirmarla. Guárdalo de forma privada. Nota: este paso no se ha verificado con el servicio real todavía.
Revisa el historial: Últimos 20 cambios de este contacto y bloqueos de su correo, con fecha, quién lo hizo y la evidencia.

Captura: pestaña Resumen de la ficha con los tres contadores

Captura: sección Consentimiento y bajas con las tarjetas por canal y el formulario Registrar cambio

Resultado esperado

El estado del canal cambia y el movimiento queda en el historial con fecha, responsable y evidencia.

Problemas frecuentes

No veo el formulario para registrar cambios.

Solo los administradores lo ven.

El botón Registrar cambio está desactivado.

Falta la evidencia, o el contacto no tiene correo o teléfono para ese canal.

“El estado o destino cambió. Revisa los datos actualizados antes de registrar de nuevo.”

Alguien más modificó el registro. Revisa los datos que se recargaron y vuelve a intentar.

“No se pudo consultar o guardar el registro.”

Reintenta; si persiste, contacta a soporte.

Cambié el correo o teléfono y el estado volvió a “Sin autorización registrada”.

El consentimiento es por destino; el nuevo destino necesita un registro nuevo.

Aparecen bloqueos de correo en el historial.

Son bajas de correo recibidas por la plataforma de envío de Archie.

Cuándo contactar a soporte

Escríbenos con el nombre de tu empresa, tu usuario administrador, el nombre del contacto, el canal, el mensaje exacto y una captura. No envíes el enlace de baja completo ni datos personales innecesarios.